Chia sẻ kinh nghiệm

20 mẹo bảo vệ thời gian của bạn

ReadzoBạn có phải là người đúng giờ? Bạn thường xuyên nộp báo cáo/kết quả công việc đúng thời gian chứ? Bạn có phải là một người giỏi quản lý thời gian không?

Nygahea

Nygahea

11/09/2015

408 Đã xem

Bạn có phải là người đúng giờ? Bạn có hoàn thành công việc trong thời gian dự tính? Bạn thường xuyên nộp báo cáo/kết quả công việc đúng thời gian chứ? Bạn có chạy tiến độ kịp hạn chót không? Bạn có phải là một người giỏi quản lý thời gian không?

Nếu bạn trả lời "không" cho bất cứ câu hỏi nào ở trên, thì có vẻ như bạn chưa quản lý thời gian của mình tốt như bạn muốn. Sau đây là 20 mẹo nhỏ giúp bạn sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn:

  1. Lập kế  hoạch hằng ngày. Hãy lên lịch những thứ phải làm trước khi bắt buộc phải làm chúng. Hãy lên kế hoạch vào buổi sáng hoặc hay nhất là vào tối ngày hôm trước trước khi bạn đi ngủ. Có kế hoạch sẽ giúp bạn xác định ngày hôm sau của mình sẽ như thế nào. Như thế, bạn sẽ không để mình rơi vào thế bị đồng. Điều duy nhất còn lại bạn cần làm là bám sát kế hoạch của mình càng nhiều càng tốt.
  2. Đặt một mốc thời gian nhất định cho mỗi việc. Hãy vạch rõ là bạn phải hoàn thành việc A trước 10 giờ, việc B trước 3 giờ và việc C trước năm rưỡi chiều. Điều này sẽ giúp công việc của bạn bớt rề rà và không lấn sang thời gian cho các hoạt động khác.
  3. Sử dụng lịch. Dùng lịch là cách cơ bản nhất để quản lý hoạt đông hằng ngày của bạn. Nếu bạn thường xuyên sử dụng mail hay các tiện ích văn phòng, các loại phần mềm lịch sẽ thường được trong đó. Google Calendar rất tuyệt - tôi vẫn luôn sử dụng nó. Càng hay hơn nếu bạn có thể đồng bộ lịch số hóa với điện thoại cầm tay và tất cả các tiện ích bạn đang sử dụng - Thế là bạn có thể xem lại lịch trình của mình dù ở bất cứ đâu rồi đấy.
  4. Dùng một trình quản lý. Có quản lý thì bạn sẽ làm chủ được mọi thứ trong đời. Đó là công cụ chủ yếu để quản lý thông tin, mục cần làm, dự án và tất cả mọi thứ tuyệt vời khác.
  5. Nhớ rõ hạn chót của bản thân. Lúc nào thì bạn cần hoàn thành công việc? Đánh dấu hạn chót thật rõ ràng trong lịch và trình quản lý để bạn biết thời gian mình phải hoàn thành chúng nhé.
  6. Học cách chối từ. Đừng ôm đồm quá nhiều. Với tất cả mọi sao nhãng chen ngang vào công việc bạn đang làm, hãy từ chối thẳng. Hoặc nếu không thì xếp nó vào lịch trình sau này đi.
  7. Sẵn sàng sớm sủa. Nếu bạn chủ định tới đúng giờ, thì bạn hoặc là đến đúng giờ, hoặc là trễ. Thật ra khả năng bạn tới trễ sẽ nhiều hơn. Nhưng nếu bạn đặt mục tiêu là tới sớm trước giờ, bạn sẽ có nhiều khả năng tới kịp giờ. Một khi đã hẹn, hãy gắng đến sớm. Nếu hạn chót là ngày mai, hãy hoàn thành ngay từ hôm nay.
  8. Đóng khung thời gian. Nghĩa là giới hạn công việc của bạn trong một thời lượng nhất định. Như soạn báo cáo trong vòng đúng 1 tiếng đồng hồ chẳng hạn. Hãy đặt một mức thời gian sít sao nhưng hợp lý. Phải sít sao, để bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn. Nếu việc cần làm mất khoảng 3 tiếng, đừng dành cho nó hẳn 4 giờ, vì nếu thế bạn sẽ cà kê ra cả 4 giờ đấy. Hãy ép mình hoàn thành nó trong 3 tiếng hoặc ít hơn.
  9. Có một chiếc đồng hồ đặt trước mặt mình. Đôi lúc bạn quá tập trung vào công việc đến nỗi không nhớ nổi thời gian. Có một chiếc đồng hồ thật to trước mặt sẽ giúp mặt sẽ giúp bạn nhân ra thời gian đang trôi như thế nào.
  10. Đặt nhắc việc sớm hơn 15 phút. Hầu hết các loại lịch điện tử đều có chức năng nhắc việc. Nếu bạn có một cuộc hẹn quan trọng, hãy đặt nhắc việc sớm hơn ít nhất mười lăm phút so với giờ bạn đi.
  11. Tập trung. Bạn có quá nhiều việc một lúc đến nỗi bạn không thể hoàn thành cái nào? Nếu thế, hãy tập trung vào vào từng việc quan trọng một. Đóng tất cả những ứng dụng bạn đang mở đi. Đóng tất cả các tab trên trình duyệt luôn nữa, chúng làm bạn không tập trung được. Chỉ chú tâm vào việc bạn hiện đang làm thôi. Nếu thế bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều.
  12. Tránh khỏi mọi sự quấy rầy. Điều gì quấy rầy bạn làm viêc? Tin nhắn nhanh? Tiếng điện thoại? Tiếng messager? Tôi hiếm khi nào chát chít cả. Những lần hiếm hoi tôi đăng nhập là khi tôi không hề có ý định làm việc. Tất cả là để tránh mất tập trung. Thậm chí khi tôi đang làm những việc quan trọng, tôi còn tắt máy luôn. Những cuộc gọi trong thời gian máy tắt vẫn có thể được ghi lại nếu bạn đăng ký dịch vụ với tổng đài, và tôi có thể gọi lại bất cứ lúc nào.
  13. Kiểm tra thời gian đã sử dụng. Bộ tính giờ Egg Timer là một công cụ hữu ích. Bạn đặt thời gian cần đếm ngược (30 phút, một tiếng, tùy thích) và để ẩn bộ tính giờ. Đến khi hết thời gian bộ tính giờ sẽ báo bằng một tiếng bíp. Thế là bạn không cần phải liên tục xem giờ cũng biết được đã qua mất bao lâu rồi..
  14. Đừng cuống lên vì tiểu tiết. Bạn sẽ không thể nào hoàn thiện mọi thứ chính xác như những gì bạn muốn. Càng cố làm thế càng dễ hỏng việc thôi. 
  15. Thứ tự ưu tiên. Vì bạn không thể làm hết mọi điều trên đời, hãy biết đặt cái gì quan trọng làm ưu tiên hàng đầu, và chịu khó bỏ qua những điều khác đi. 
  16. Chia sẻ. Nếu có những việc để người khác làm còn tốt hơn hoặc cũng chẳng quan trọng gì, thì hãy nghĩ đến chuyện chia sẻ. Thế sẽ tiết kiệm khá nhiều công sức của bạn cho những việc quan trọng hơn.
  17. Dồn những việc tương tự lại. Với các việc có liên quan đến nhau, hãy dồn chúng lại. Lấy ví dụ từ bản thân tôi, các công việc của tôi có có thể xếp vào các nhóm chính: (1) viết lách (báo cáo, bản thảo) (2) đào tạo (3) phát triển hội thảo (4) phát triển kinh doanh (5) quản trị. Tôi dồn những việc có liên quan đến nhau lại để tạo thành hệ thống. Khi gọi điện thoại, tôi sẽ có thời gian cho tất cả những cuộc gọi cần thiết. Nó tạo nên sự trôi chảy của cả quá trình.
  18. Xóa bỏ chướng ngại thời gian. Điều gì tách bạn khỏi công việc của mình? Facebook? Twitter? Kiểm tra mail? Nếu thế thì đừng dây đến chúng nữa. Một điều bạn có thể làm ngay là hãy tạo nên rào cản trước những trang web đó – xóa chúng khỏi các đường link tắt của trình duyệt / đánh dấu và xếp chúng vào thư mục những trang hạn chế truy cập. Dù bạn vẫn sẽ táy máy mò vào FB/Twitter, thì chắc chắn bạn sẽ làm điệu đó ít hơn nhiều đấy.
  19. Từ bỏ khi phải từ bỏ. Mọi chuyện lại vượt tầm kiểm soát nếu bạn không biết cách từ bỏ khi cần thiết. Đừng sợ phải hoãn một buổi họp hay xóa một dòng trong lịch trình. Nếu không, mọi thứ sẽ chẳng đi đến đâu cả và bạn sẽ đẩy việc hôm nay qua ngày mai đấy.
  20. Có thời gian nghỉ. Đừng xếp mọi thứ sát giờ sình sịch. Hãy có tầm 5, 10 phút giữa từng nhiệm vụ bạn phải làm. Điều này giúp bạn có thể hoàn tất việc trước đó và khởi động cho việc sau đó đấy.

Nguồn: lifehack.org

Bạn nghĩ sao về bài viết này ?

Bình luận về bài viết 20 mẹo bảo vệ thời gian của bạn

Bài viết mới đăng

wanna join us!

Hãy tham gia cùng chúng tôi

Tại ReadZo, có rất nhiều cơ hội để phát triển kĩ năng viết đồng thời tạo dựng nguồn doanh thu. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương thức kiếm tiền online thì ReadZo sẽ giúp bạn.

Tìm hiểu thêm
Trở thành tác giả chuyên nghiệp và tự chủ tài chính