Blog của tôi!

5 cách chắc chắn tăng năng suất gấp đôi.

ReadzoĐây là những lời khuyên của CEO Sean Kelly (healthyvendin), chúng sẽ giúp bạn đứng vững ở nơi công sở và luôn giữ được năng suất làm việc hiểu quả của mình.

Hung Pham

Hung Pham

15/09/2014

67067 Đã xem

Source: courtesy Erik Nilsson

Đối với việc kinh doanh, chúng ta luôn có gắng bán những điểm có ích và hiệu quả, chứ không phải bán các tính năng hay hình thức bên ngoài cho khách hàng. Vậy nên, nếu công ty là khách hàng, thì để bán hình ảnh làm việc hiệu quả của bạn, bạn sẽ cần phải có một lịch làm việc có sắp xếp và một kế hoạch làm việc trong ngày rõ ràng. Chỉ có như thế, bạn sẽ luôn luôn thực hiện được tất cả các việc cần làm với một năng suất công việc đáng nể. Chìa khoá dẫn đến thành công nằm ở việc nhận định cuộc sống của bạn phải trọn vẹn mỗi ngày, chứ không phải mỗi tuần hay mỗi tháng. Đầu óc của chúng ta nên có đủ thời gian để nghỉ ngơi, vui chơi và đặc biệt là phải được kích thích bởi một thứ gì đó mỗi một ngày.

5 cách thức dưới đây sẽ giúp bạn tối ưu hoá được thời gian bạn có để làm tốt công việc của mình cũng như tận hưởng thời gian ngoài giờ nhiều hơn.

1. Hội ý và chia sẻ ý định của mình

Hội ý không phải chỉ dành riêng trong thể thao hay hội nghị chính trị! Hội ý buổi sáng là một cơ hội tốt để truyền tải ý định của bạn cho cả ngày hôm đấy; củng cố lại kế hoạch công việc của đội và tổ trức trách nhiệm công việc hàng ngày cho mỗi người trong đội, trong đó phải có cả bản thân mình.

Chỉ cần ba đến sáu phút một buổi sáng để tập hợp mọi người trong đội để chắc chắn lại hay bảo đảm mọi người đã sẵn sàng cho một ngày làm việc mới. Bất cứ cá nhân nào tham gia hội ý nên nêu rõ mục tiêu của mình trong ngày và phải thông báo cho người cùng đội nếu họ được cần để làm việc cùng. Trong trường hợp bạn không có đội riêng, bạn nên hội ý trực tiếp với người giám sát công việc của mình hoặc mentor (nếu bạn mới làm việc), hoặc một người đồng nghiệp chung cách suy nghĩ với bạn. Chỉ riêng việc đứng dậy để hội ý cũng đủ làm não bộ tỉnh táo và suy nghĩ năng suất hơn gấp nhiều.

Nguồn : Scientific American

2. Làm việc khó nhất và quan trọng nhất trong danh sách công việc của mình

Hầu hết mọi người sẽ không trách hoặc trì hãm làm những việc khó nhất trước. Nhưng theo quan điểm cá nhân, bạn sẽ luôn có lợi nếu chúng ta bắt tay ngay vào những việc thường hay gọi là "quan trọng chính" vì khi mới bắt đầu làm việc mọi ý chí hay khả năng tập trung của mỗi người chúng ta đều đang ở mức cao nhất. Rất khó bị phân tâm.

Để nghĩ về những việc quan trọng chính của một ngày, bạn nên tự hỏi rằng mình có thể làm gì trong ngày hôm nay mà đem lại giá trị cao nhất cho công ty/dự án, hay cho đội của bạn. Liệt kê tất cả chúng từ đầu tuần, và xem lại vào mỗi tối để chuẩn bị cho sáng ngày hôm sau. Chỉ sau khi mọi công việc quan trọng chính được hoàn thành, chúng ta mới nên bắt đầu vào những việc yêu cầu ít năng lượng ví dụ như  kiểm tra (1) Skype hay (2) emails (tất nhiên bạn cũng không nên lao đầu vào việc mà không có trước một kế hoạch cụ thể).

3. Luôn có một kế hoạch cụ thể cho Email & Skype

Một điều khó tránh khỏi trong khi làm việc đó là phải trả lời & gửi tin qua hệ thống email công việc hoặc Skype. Dù sao mọi người cũng đang sống trong thế giới của các công cụ liên lạc trực tuyến nhanh chóng trên màn hình máy tính hay qua điện thoại cầm tay; nhưng không phải email nào cũng quan trọng, không phải tin nhắn Skype nào cũng nhất thiết phải trả lời luôn. Một chính sách cứng trong cách thức sử lý liên lạc trực tuyến sẽ tiếp kiệm được vô số thời gian lãng phí và giúp bạn làm việc năng suất hơn rất nhiều. 

Chỉ kiểm tra email hay tin nhắn Skype khi thời gian trong lịch làm việc của bạn cho phép. Trước tiên, quét qua tất cả các tiêu đề của email, và người gửi, hay vài chữ đầu trong tin nhắn của Skype để xác định rõ cần phải trả lời ai, và cập nhật thông tin gì trước. Nhớ kĩ một điều, bạn chỉ cho phép thời gian nhất định cho Skype và email, và không nên vượt quá thời gian cho phép đã định.

Tiếp theo, giải quyết trước các tin nhắn & emails mà chỉ tốn 2 phút để trả lời. Giải quyết các email hoặc tin nhắn mà sẽ tốn hơn 2 phút trong vào gian rảnh tiếp theo trong ngày. Lên lịch cho các việc ít khẩn cấp trong tương lai gần thay vì dồn thành một đống vào thời gian rảnh mà bạn đã dành cho các việc có thể xảy ra hoặc đơn giản là không lường được trước. 

Thêm nữa, không bao giờ cho phép bản thân tốn quá nhiều thời gian vào box chat hay hòm thư inbox. Nếu có việc khẩn cấp, nên nhấc điện thoại gọi hoặc đi gặp mặt trước tiếp. Bạn không nên dựa vào những công cụ nhắn tin & email để giải quyết các vấn đề bất cập hay tình huống có cảm xúc đi kèm.

4. Lên kế hoạch cho các buổi họp

Một buổi họp không có chương trình hay nội dung rõ ràng chỉ là một buổi họp vô ích, lãng phí thời gian. Luôn phải hỏi trước về chương trình và mục tiêu của tất cả buổi họp bạn dự, nếu chưa được thông báo. Đẩy các buổi họp mà không cần đưa ra các quyết định khó vào buổi chiều, để bạn có đủ thời gian hoàn thành các việc quan trọng trước cho một ngày làm việc.

5. Đôi khi bữa trưa bạn nên ăn một mình

Trong hơn một thập kỉ qua, cuốn sách "Không bao giờ ăn một mình" (Never Eat Alone) của Keith Ferrazzi đã trở thành thứ đồ ăn thường ngày của nhiều doanh nhân trẻ cũng như những người lãnh đạo kinh tế trên thế giới. Nó xoay quanh một khái niệm rằng những người kinh doanh nên sử dụng các bữa trưa như một thời gian hữu ích để đi móc nối các quan hệ.

Nó không phải là một ý kiến tồi, đã nói đúng vào việc sử dụng thời gian tốt hơn. Nhưng bạn cũng không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp mới tạo lên được một mối quan hệ. Bạn có thể sử dụng giờ nghỉ trưa để gọi bạn bè, liên lạc mọi người qua email, hay các trang mạng xã hội. Mục địch chính là giữ liên lạc thường xuyên, xây dựng một quan hệ có đi có lại, chứ không nên chỉ gọi khi bạn cần sự giúp đỡ hay nhờ vả người khác.

Nhưng nói gì đi nữa thì thời gian nghỉ trưa là thời gian rất quan trọng để bạn lấy lại sức cho buổi chiều làm việc. Bạn có thể lựa chọn làm các việc trên hoặc đơn giản là ngả lưng nghỉ ngơi miễn là bạn có thể theo sát với kế hoạch đã định.

Các mẹo trên đều có chung một từ duy nhất là - có kế hoạch. Một ngày ai cũng có 24 giờ, vậy hãy coi mỗi ngày của mình như một món quà quí giá bằng cách lên kế hoạch và sử dụng thời gian cho có giá trị nhất.

Nếu bạn thích bài viết này, xin hãy ủng hộ bằng cách thích bài viết. Các đóng góp xây dựng tích cực luôn được trân trọng tiếp nhận.

Bạn nghĩ sao về bài viết này ?

Bình luận về bài viết 5 cách chắc chắn tăng năng suất gấp đôi.

Bài viết mới đăng

wanna join us!

Hãy tham gia cùng chúng tôi

Tại ReadZo, có rất nhiều cơ hội để phát triển kĩ năng viết đồng thời tạo dựng nguồn doanh thu. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương thức kiếm tiền online thì ReadZo sẽ giúp bạn.

Tìm hiểu thêm
Trở thành tác giả chuyên nghiệp và tự chủ tài chính